Dicas para planejar um evento show

Com planejamento e talento para o negócio, será muito mais fácil executar todas as etapas para que seu evento seja um sucesso

Dicas para planejar um evento show

Para planejar um evento show, o organizador deve se atentar a todos os detalhes. Com planejamento e talento para o negócio, será muito mais fácil executar todas as etapas para que seu evento seja um sucesso. Afinal, isso fará sua empresa ganhar força e reputação no mercado de organização de eventos. Pensando nisso, escolhemos algumas dicas para ajudá-lo a gerir melhor seus negócios.

Feche parcerias com pessoas relevantes e de reputação ilibada

Um evento memorável é executado por uma equipe competente com reputação ilibada e que tenha know-how no assunto. No caso de eventos como palestras, contrate uma pessoa relevante – que possua destaque no mercado e seja conhecida. Lembre-se de que ela é quem irá agregar valor à temática do evento. Para isso, converse com pessoas da área, pesquise, faça contatos e peça indicações.

Em hipótese alguma, fuja do orçamento previsto

Parte do planejamento, o orçamento jamais deve ultrapassar o que foi previsto. Por isso, durante a execução das etapas do evento, siga-o criteriosamente. Assim, você terá mais facilidade de priorizar o necessário e descartar o que não é tão relevante. Nesse ponto, você deverá ter jogo de cintura e flexibilidade para que o evento seja um sucesso e tenha boa reputação no setor. Não se esqueça de reservar uma quantia para imprevistos ao longo da organização do evento.

Foque no formato do evento antes do seu planejamento

Antes de planejar o evento, é de suma importância focar no seu formato. Mesmo porque existem diversas modalidades - como casamentos, festas de debutantes, aniversários, bodas, congressos, seminários, workshops, palestras, entre outros. Como cada modalidade possui características distintas, é essencial estruturar um planejamento específico cada uma delas.

Ao fazer o planejamento, você deverá detalhar o local do evento, a data, o público, as estratégias de comunicação, os recursos, o orçamento previsto, as vendas, o transporte de participantes, a recepção e os serviços prestados aos participantes, a hospedagem, as atividades socioculturais e de lazer e o cronograma de atividades.  

Outra medida a ser tomada é fazer cotações para avaliar a viabilidade do evento e o valor total a ser gasto. Para facilitar a organização, você pode fechar parcerias e terceirizar serviços.

Potencialize a divulgação do evento

Para que o evento seja bem-sucedido e você não tenha surpresas desagradáveis, potencialize a divulgação. Para isso, use e abuse das redes sociais (Facebook, Twitter, Instagram, WhatsApp), dos outdoors, dos flyers. Enfim, não poupe esforços para tornar seu evento conhecido. Lembre-se de pedir apoio a parceiros, pessoas com influência e até mesmo os amigos. Toda ajuda será bem-vinda e você certamente fará um evento show!

Por Andréa Oliveira.

Fontes: Fildi e Cursos CPT.

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